Listas desplegables dependientes (Validación de datos)

Descubre este método para crear listas dependientes en Excel y mejora la validación de datos de forma relacionada.

1. Listas desplegables dependientes (validación de datos): Es una técnica en Excel que se utiliza para crear relaciones entre datos de diferentes listas. Esto permite que las opciones en una lista desplegable cambien dinámicamente en función de la selección realizada en otra lista. Por ejemplo, si tienes una lista de países en una celda, puedes configurar una lista desplegable dependiente que muestre solo las ciudades correspondientes al país seleccionado. Esta funcionalidad mejora la precisión y eficiencia en la entrada de datos, ya que reduce errores y facilita la selección de opciones relevantes.

Aunque existen diversas soluciones en línea, se optó por desarrollar una solución propia que ofreciera mayor fluidez y una experiencia más atractiva al utilizar nuestra guía para crear listas dependientes.

A continuación, se guiará paso a paso para que puedan implementar esta solución en sus propios proyectos; la descarga del archivo esta al final.

2. Creación de datos

• PASO 1: Abrir excel, de dicho libro usaremos dos hojas, a la primera la llamaremos «Datos», ahí colocaremos toda la información que usaremos, a la siguiente hoja la llamaremos «principal», esta última nos servirá para mostrar la validación dependiente.

• PASO 2: Copiar la información tal y como esta en la siguiente imagen en la hoja de nombre «Datos» para que llevemos los pasos exactos.

• PASO 3: Seleccionamos el rango B3:E3 y le colocamos el nombre de CIUDADES, ya que este será los datos generales que filtraremos, es decir serán los mandantes, al seleccionar uno de ellos debe mostrarnos su lista de Distritos.

• PASO 4: Ahora vamos a hacer la parte mas importante de todo el proceso, seleccionamos el rango B4:B9 y le colocamos el nombre de la ciudad en este caso TRUJILLO y pulsamos enter, así como lo muestra la siguiente imagen:

• PASO 5: Procedemos a hacer lo mismo con el resto de la información, voy a explicar uno mas ya el resto lo hacen ustedes, seleccionamos el rango C4:C10 y le colocamos el nombre de la ciudad en este caso LIMA, pulsamos enter; lo mismo hacemos con el resto.

• Con el paso anterior hemos asignado nombres a los rangos que contienen la información que validaremos.

• Ahora vamos a trabajar en la hoja Principal, copiamos lo siguiente tal y como se muestra en la imagen siguiente:

3. Crear lista desplegable dependiente

Nos situamos en la celda D2, luego nos vamos al menu Datos->Validación de Datos y colocamos tal como aparece en la siguiente imagen:

• Ahora nos situamos en la celda D4, y vamos a crear las famosas validaciones dependientes, nos vamos al menu Datos->Validación de Datos. coloca los datos tal y como se muestran en la imagen.

Seguro te estas preguntando que significa =INDIRECTO($D$2), en la celda D2 debes recordar que ahí esta el mandante es decir la CIUDAD, que obviamente cambiará según la que tu quieres, pues esta formula lo que hace es referenciar al nombre del rango que contiene la información, si en D2 dice TRUJILLO, entonces se validaran los datos correspondientes al rango llamado TRUJILLO; así de acuerdo a los valores del mandante.

• Debería quedar así:

• Y para darle un toque profesional viene mi creación, si se fijan al cambiar las ciudades queda el rastro del dato consultado anteriormente, que corresponde a otra ciudad, por ejemplo si seleccionan TRUJILLO y antes estuvieron viendo los distritos de otra ciudad este aparecerá ahí y puede crear confusión, por tanto haremos lo siguiente:
  • Seleccionamos D4 Y nos dirigimos al menu Inicio -> Formato Condicional
  • Deben hacer clic en Formato y buscar en la fuente el color azul para que cuando se cumpla la condicion se oculte el valor incorrecto
  •  =Y(CONTAR.SI(INDIRECTO(D2),$D$4)<1)=VERDADERO

• ¿Que significa esto?¿probablemente te parezca raro o difícil de entender pero es super sencillo, vamos por partes, lo que aquí hacemos es crear un formato condicional de acuerdo a una función, es decir si la función es verdadera entonces se le dará un formato especial a la celda, en nuestro caso ese formato va a ocultar cuando se trate de un Distrito que no pertenezca a una ciudad determinada (Esto se da cuando hacemos el cambio en la ciudad y queda como rastro el distrito antes consultado).
• INDIRECTO(D2) esto es Simplemente el nombre del rango de acuerdo a la celda D2
• CONTAR.SI(INDIRECTO(D2),$D$4) verificará si existe el distrito ubicado en la celda D4 dentro del rango especifico que sale de la fórmula INDIRECTO.
•  =Y(CONTAR.SI(INDIRECTO(D2),$D$4)<1) =VERDADERO

3. Descarga de archivo

Haz clic en el siguiente botón para descargar gratis el formato de listas desplegables dependientes (validaciones dependientes en excel).

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