Todas las empresas que  se encuentran dentro del ámbito de lo formal cuentan con una planilla de remuneraciones, planilla de jornales o como la  denominen en tu país; la gran mayoría suele llevar esta información en Excel ya que es mas flexible a la hora de trabajar, sin embargo al revisar varios formatos comunes de planillas de remuneraciones en Excel he podido ver que no se esta llevando de la forma mas eficiente, complicandose el trabajo en vez de facilitarlo más aún que nos encontramos en la era del T-REGISTRO y PLAME, a continuación te dejo algunos tips para que mejores su manejo y al final de la publicación un archivo para su descarga (También se incluye el asiento contable de la planilla de remuneraciones con el PCGE) -:

Hace unos meses publiqué una planilla de remuneraciones de una empresa constructora en excel que incluye boletas de pago,si te interesa te dejo aquí el enlace: Planilla de Remuneraciones de una empresa Constructora.

Area de Trabajo: La planilla de remuneraciones debe trabajarse en una sola hoja sin importar el número de trabajadores pero si teniendo en cuenta el periodo de tiempo, es decir si trabajas la planilla del mes de  enero debes tener una sola hoja que contenga dicha información para  tal periodo, esto con la finalidad de evitar confusiones y tener una área de trabajo 100% visible.

Tasas, porcentajes, comisiones y otros datos variables: Esta información debe estar registrada de forma aislada y no consignarla dentro de  fórmulas ya que su condición es variable por ejemplo que pasaría si el Estado como medida de recaudación decide incrementar a 10% el concepto de SALUD (actualmente es 9%) esto obligaría a buscar que fórmulas contienen dentro de ellas esta tasa para posteriormente cambiarlas situación por la cual es más conveniente controlar estas variables de forma separa y ante cualquier eventualidad simplemente cambiarlas.

Correcto                                                                                                   Incorrecto

Administración de los conceptos variables: con la finalidad de tener siempre visible los conceptos correspondientes  a las tasas de AFPS, SNP, ESSALUD, SCTR, SENCICO, CONAFOVICER y cualquier concepto que pueda ser variable se recomienda colocarlos en la parte superior de la planilla, de tal forma que ante cualquier eventualidad se pueda realizar los cambios y el seguimiento inmediado, la gran mayoría usa otra hoja para administrarlos, analizando podemos darnos cuenta que estar cambiando de hoja puede llevarnos a equivocarnos y tratándose de dinero nadie quiero cometer errores.

Con respecto a las formulas a usar: La idea es tener una planilla de remuneraciones en excel totalmente automática que ante cualquier cambio todo se actualice, para eso no se debe dejar datos sueltos, se debe definir claramente los datos variables que en su mayoria siempre se tratan de porcentajes y los datos fijos. Las fórmulas que debes dominar son escencialmente las siguientes, es casi un hecho que si no sabes usarlas tendrás muchos problemas y más trabajo por hacer:

• Función buscarv(): Es una de las más usadas ya que te permite obtener información de tus trabajadores con tan solo saber su número de DNI.
• Funciones Lógicas y / o: Son escenciales no existe planilla de remuneraciones que no usen estas formulas.
• Función Si: Se podría decir que es en conjunto con las funciones lógicas las funciones perfectas para aplicarlas a las planillas de remuneraciones ya que te permiten evaluar condiciones y de acuerdo a eso aplicar criterios.
• Función Sumaproducto: Si quieres trabajar menos te recomiendo aprender el uso de esta fórmula, en el archivo a descargar pueden ver su uso.
• Sumar, restar, multiplicar, dividir: Son las más basicas y siempre estan presene.

En la imagen se ve claramente que todos los datos estan relacionados por una fórmula esto nos permite que ante cualquier cambio todo se actualice, a esto personalmente lo denomino «no dejar un dato suelto»; comentarles que en el archivo pueden encontrar el asiento contable de la planilla de remuneraciones usando el PCGE.