Macro para Comunicación de Baja – Facturador SUNAT, si necesitamos anular comprobantes de pago ya sea Facturas o notas de crédito y/o debito emitidas de forma electrónica y que no hayan sido entregadas al cliente, para ello debemos utilizar una estructura denominada comunicación de baja, en la cual informaremos de forma detallada los comprobante a anular y el motivo de su anulación, dicho archivo será cargado a través del Facturador SUNAT.

Si el cliente ha recibido o tiene información del comprobante electrónico emitido la anulación se realizará a través de una nota de crédito o en su caso a través de una nota de débito (aumento).

He elaborado una macro en excel que nos permite crear esta estructura con la información a dar de baja y a continuación la comparto de forma gratuita.

La estructura es bastante simple, aquí una captura de pantalla.

El emisor electrónico puede dar de baja la numeración de los documentos no otorgados, cuando en la aplicación del Facturador Sunat,  el comprobante de pago electrónico tenga estado de aceptado.

Ten en cuenta que la comunicación de baja puede incluir uno o más documentos, siempre que todos hayan sido generados o emitidos en un mismo día.

¿Cómo usar la macro?

El llenado de este aplicativo es sencillo, debemos ingresar nuestro número de RUC y el número de envío (ver el comentario en la celda) luego debemos colocar la RUTA  en donde se creará el archivo de texto (*txt) como se puede ver en la siguiente imagen,

Si usas el facturador SUNAT, debes saber que todos los archivos *txt que contienen las estructuras de los comprobantes a emitir, se colocan dentro de la carpeta DATA (ubicada dentro de Sunat_Archivos\sfs\)

Debemos llenar bien estos datos pues forman parte de la cabecera del archivo a generar, si cometemos errores, el Sistema Facturador de Sunat (SFS) no lo reconocerá.

Ahora procedemos a llenar la información respecto de los comprobantes electrónicos a dar de baja, para ellos debemos registrar la siguiente información:

• Fecha de Generación de la Comunicación de Baja (formato de fecha dd/mm/aaaa)
• Fecha de Generación del Documento (comprobante) a dar de baja (formato de fecha dd/mm/aaaa)
• Tipo de documento a dar de Baja
• Serie del documento a dar de Baja
• Número del documento a dar de Baja.
• Descripción de Motivo de Baja

Una vez llenada esta información procedemos a generar el archivo de texto, haciendo click en el botón GENERAR que lo encontramos en la parte superior del archivo, el en menú de opciones.

Se generará el archivo de texto y  nos aparecerá un cuadro de confirmación, indicándonos que el archivo ha sido creado y ubicado dentro de la carpeta especificada (DATA). Junto al botón Generar, tenemos 3 opciones más que son ELIMINAR (para limpiar los datos llenados), DATA (nos abre la carpeta DATA del facturador) y el botón BACKUP (para generar un bakcup del envio realizado)

Nos dirigimos a la carpeta DATA para corroborar que se ha creado el archivo de la comunicación de baja con extensión CBA (establecido así por SUNAT)

Finalmente ingresamos al Facturador SUNAT para realizar el envío de la Comunicación de Baja. Si hemos realizado el llenado correcto del archivo, entonces no tendremos problemas y el Facturador nos mostrará la Comunicación de Baja con la situación «Por Generar XML». 

Marcamos la comunicación de Baja y hacemos click en «Generar Comprobante Sunat», esperamos unos segundos y el SFS nos mostrará la situación «XML Generado».

Una vez que temos el XML generado procedemos a enviarlo a SUNAT, haciendo click en «Enviar Comprobante SUNAT», esperamos unos segundos mientras se realiza el envío, durante este breve tiempo, se generará un número de ticket y automáticamente el Facturador SUNAT nos mostrará el mensaje «Enviado y Aceptado por SUNAT» con lo cual hemos culminado con éxito el envío de la comunicación de Baja y hemos anulado correctamente los comprobantes electrónicos informados.