Imprimir contratos de forma masiva usando Base de Datos en Excel, he elaborado este artículo con la finalidad de mostrarles una herramienta de Word poco conocida pero muy interesante que nos permite trasladar información desde Excel y mostrarla en Word, en el lugar que nosotros escojamos. Esta herramienta se llama COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA y la utilizaré (en este caso) para generar contratos de forma masiva desde Word, usando una base de datos en Excel. Si trabajas en el área de recursos humanos o planillas, seguramente esta publicación te será de mucha utilidad, te invito a revisarlo con más detalle.

Para realizar estos contratos de manera masiva vamos a necesitar 2 archivos, un archivo Excel que contendrá nuestra base de datos para aplicar a los contratos y un archivo Word que contendrá el modelo de contrato a generar, les sugiero colocarlos dentro de una misma carpeta.

¿Cómo funciona este Archivo?

Lo primero que debemos hacer es armar nuestra Base de Datos en Excel que debe contener los datos a modificar en cada contrato, tales como los datos personales del trabajador, el cargo, fechas de inicio y fin (de ser el caso) y el sueldo. Toda la información ingresada debes seleccionarla y convertirla a TABLA.

Luego de convertir en TABLA, tu información debe mostrarse de la siguiente forma. Puedes agregar o quitar más datos, para éste caso yo he considerado los siguientes:

Una vez que ya tengamos listo nuestra Base de datos en Excel (cerramos), abriremos el archivo Word con el contrato a generar  y procederemos a iniciar la «Correspondencia». Lo primero que debemos hacer en el WORD es hacer (o revisar) una pequeña configuración, para lo cual nos dirigimos a Archivo > Opciones > Avanzadas y nos desplazamos hacia abajo hasta encontrar la opción que indica «Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir» la selecciones y aceptamos, ésto nos sirve para no perder el formato del contenido de nuestra base de datos en Excel al trasladarlo al Word.

Después de hacer esto, nos dirigimos al menú Correspondencia > Iniciar Combinación  de Correspondencia , hacemos click  y en el menú desplegable que aparece, hacemos click en «Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia».

Ahora vamos a continuar paso a paso con la ayuda del asistente de Word. En el primer paso por defecto aparece seleccionado la opción Cartas  como tipo de documento, lo cual es correcto y continuamos hacia el paso 2.

En el Paso 2, debe estar marcada la opción «Utilizar el documento actual» y continuamos al paso 3, en el cual debe estar marcado la opción «Utilizar una lista existente» y al dar en siguiente se nos abrirá una venta en la cual debemos seleccionar el archivo origen de datos (nuestra base de datos en excel). La seleccionamos y hacemos click en abrir. Al hacer click en ABRIR, se nos mostrará una pequeña ventana «Confirmar Origen de Datos» en la cual debemos hacer click en «Mostrar todos» y luego buscar y seleccionar «Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), hacemos click en Aceptar.

Esperamos unos segundos mientras se realiza la conexión y luego nos aparecerá una ventana pequeña en la cual nos pide indicar el nombre o rango de celdas del Excel y debemos seleccionar «Toda la hoja de cálculo» , luego hacemos click en Aceptar.

Una vez realizado estos pasos nos aparecerá la ventana «Destinatarios de combinar correspondencia» que nos mostrará la información de nuestra base de datos en Excel, verificamos que se encuentren todos los datos ingresados y hacemos click en aceptar.

Ahora debemos Insertar los campos combinados es decir, debemos indicarle a Word, cuales son los datos que deseamos reemplazar por los datos de nuestra base de datos, para ello seleccionamos en nuestra hoja de Word, el Nombre de la persona a contratar, nos dirigimos a «Insertar campo combinado», hacemos click en  la flecha hacia abajo, se mostrarán los campos de nuestra base de datos en Excel y seleccionamos el campo TRABAJADOR. De esta manera estamos indicándole al Word que dicho nombre (texto seleccionado) debe ser reemplazado por todos los datos en la columna trabajador de nuestra base de datos.

Hacemos el mismo procedimiento con todos los demás campos, es decir DNI, Edad, sexo, etc. Vuelvo a repetir que ésto es un ejemplo, si desean pueden agregar mas campos en su base de datos y adecuarlo a sus necesidades. Una vez que hemos realizado el enlace de todos nuestros campos, continuamos los siguientes pasos del asistente de correspondencia,  hasta llegar al sexto paso que es el final e inmediatamente se activará «La vista previa de los resultados»  con lo cual ya podremos ver los contratos para todos los trabajadores ingresados haciendo click en las flechas direccionales de color azul.

Con ésto ya hemos terminado de realizar la correspondencia y si deseamos visualizar todos los contratos hacemos click en «Finalizar y combinar» luego en «Editar documentos individuales» y se abrirá una nueva hoja de Word con Todos los contratos para cada trabajador ya listos para imprimir.

Si no te quedó claro esta publicación, a continuación puedes visualizar un video que he subido a Youtube para explicar y mostrar como debes realizar Contratos Masivos usando la correspondencia de Word y Excel. Y finalmente también puedes descargar un archivo .zip que contiene dos archivos  (el modelo de contrato y la base de datos en Excel) que he utilizado para este ejemplo.