Listas Desplegables Dependientes (Validaciones Dependientes en Excel)

Listas Desplegables Dependientes (Validaciones Dependientes en Excel): El día de ayer por la noche estaba pensando en como validar listas dependientes, me quede hasta muy tarde para una simple solución ¿como así? supongamos que tenemos una lista de ciudades y cada ciudad tiene sus distritos, ¿cómo podemos organizar esta información de tal forma que al seleccionar una ciudad aparezca su lista de distritos?  en Internet existen diversas formas de como hacerlo, yo seguro me base en alguna de las tantas publicadas, pero encontré la forma única de darle un toque mas profesional.

A continuación he preparado un pequeño tutorial de como hacer esto, te recomiendo que no dejes de leer y poner a prueba estas instrucciones ya que es fácil y novedoso; esperando lo apliques en tu trabajo.

Este es uno de los artículos mas interesantes que considero publicados en la web.

Descargar Validaciones Dependientes en Excel.xls

INSTRUCCIONES

1.- Abrir excel, de dicho libro usaremos dos hojas, a la primera la llamaremos “Datos”, ahí colocaremos toda la información que usaremos, a la siguiente hoja la llamaremos “principal”, esta última nos servirá para mostrar la validación dependiente, ya mas fácil no se puede explicar…


2.- Copiar la información tal y como esta en la siguiente imagen en la hoja de nombre “Datos” para que llevemos los pasos exactos. 3.- Seleccionamos el rango B3:E3 y le colocamos el nombre de CIUDADES, ya que este será los datos generales que filtraremos, es decir serán los mandantes, al seleccionar uno de ellos debe mostrarnos su lista de Distritos.

4.- Ahora vamos a hacer la parte mas importante de todo el proceso, seleccionamos el rango B4:B9 y le colocamos el nombre de la ciudad en este caso TRUJILLO y pulsamos enter, así como lo muestra la siguiente imagen:

5.- Procedemos a hacer lo mismo con el resto de la información, voy a explicar uno mas ya el resto lo hacen ustedes, seleccionamos el rango c4:c10 y le colocamos el nombre de la ciudad en este caso LIMA, pulsamos enter; lo mismo hacemos con el resto…

Con el paso anterior hemos asignado nombres a los rangos que contienen la información que validaremos. (ya veran su uso).

6.- Ahora vamos a trabajar en la hoja Principal, copiamos lo siguiente tal y como se muestra en la imagen siguiente (hasta con los mismos colores).7.- Nos situamos en la celda D2, luego nos vamos al menu Datos->Validación de Datos asi:

Fíjate en el origen, esto enlazara a las ciudades mandantes.

Si nos situamos en D2 aparecerá una pestaña para elegir ciudades.

8.- Ahora nos situamos en la celda D4, y vamos a crear las famosas validaciones dependientes, nos vamos al menu Datos->Validación de Datos. coloca los datos tal y como se muestran en la imagen.

Seguro te estas preguntando que significa =INDIRECTO($D$2), en la celda D2 debes recordar que ahí esta el mandante es decir la CIUDAD, que obviamente cambiará según la que tu quieres, pues esta formula lo que hace es referenciar al nombre del rango que contiene la información, si en D2 dice TRUJILLO, entonces se validaran los datos correspondientes al rango llamado TRUJILLO; así de acuerdo a los valores del mandante.

9.- Debería quedar así:

HASTA AQUÍ HEMOS TERMINADO PERO SI ERES AMANTE DE EXCEL Y QUIERES MAS… SIGUE LEYENDO.

10.- Y para darle un toque profesional viene mi creación, si se fijan al cambiar las ciudades queda el rastro del dato consultado anteriormente, que corresponde a otra ciudad, por ejemplo si seleccionan TRUJILLO y antes estuvieron viendo los distritos de otra ciudad este aparecerá ahí y puede crear confusión, por tanto haremos lo siguiente… (No dormí pensando en esta solución)

  • Seleccionamos D4 Y nos dirigimos al menu Inicio -> Formato CondicionalDeben hacer clic en Formato y buscar en la fuente el color azul para que cuando se cumpla la condicion se oculte el valor incorrecto

 =Y(CONTAR.SI(INDIRECTO(D2),$D$4)<1)=VERDADERO

¿Que significa esto?¿probablemente te parezca raro o difícil de entender pero es super sencillo, vamos por parte, lo que aquí hacemos es crear un formato condicional de acuerdo a una función, es decir si la función es verdadera entonces se le dará un formato especial a la celda, en nuestro caso ese formato va a ocultar cuando se trate de un Distrito que no pertenezca a una ciudad determinada (Esto se da cuando hacemos el cambio en la ciudad y queda como rastro el distrito antes consultado).

INDIRECTO(D2) esto es Simplemente el nombre del rango de acuerdo a la celda D2

CONTAR.SI(INDIRECTO(D2),$D$4) verificará si existe el distrito ubicado en la celda D4 dentro del rango especifico que sale de la fórmula INDIRECTO.

 =Y(CONTAR.SI(INDIRECTO(D2),$D$4)<1) =VERDADERO

Con esta fórmula evaluaremos si se encontraron coincidencias dentro del rango especifico de tal forma que si el resultado es menor a 1 quiere decir que dicho distrito no existe para la Ciudad, si se cumple eso es verdadero, y si es verdadero entonces asignamos un formato para ocultar dicho valor para nuestro caso el formato elegido es letras azules, de esa forma parecerá que no hay valores.

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  1. Posted by felipe leon diaz arellano
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